HfM Analytics

Was ist diese Seite?

Das Dashboard ist Ihre Übersicht auf einen Blick. Es zeigt, was auf Ihren Bankkonten passiert ist: wie viel Geld hereinkam, wie viel hinausging und wie viel gerade auf den Konten liegt. Grundlage sind nur Ihre Kontoumsätze. Hier ändern Sie keine Daten – die Seite zeigt nur an.

Was kann ich hier tun?

Kacheln lesen: Einnahmen, Ausgaben und Saldo (Einnahmen minus Ausgaben) im gewählten Zeitraum. „Unkategorisiert“ zählt alle Buchungen, die noch keine Kategorie haben – unabhängig vom Zeitraum. Auf den meisten Bildschirmen stehen die fünf Kacheln in zwei Reihen: oben Einnahmen, Ausgaben und Saldo, darunter Kontostand und Unkategorisiert; erst auf sehr breiten Bildschirmen in einer Reihe. Beträge werden nie abgeschnitten.
Kontostand: Die Kachel zeigt den Gesamtstand aller Konten zusammen. Die Farbe richtet sich nach dem knappsten Konto: rot, wenn ein Konto unter seinem Warnlimit liegt, orange, wenn es weniger als 10 % darüber liegt. Fahren Sie mit der Maus über die Kachel, sehen Sie jedes Konto einzeln.
Warnhinweise: Unter den Kacheln erscheint ein Hinweis mit Warnsymbol, wenn ein Konto sein Warnlimit schon unterschritten hat, wenn es das Limit laut Prognose bis Ende des nächsten Monats unterschreiten wird („droht … in ~7 Tagen“) oder wenn es weniger als 10 % über dem Limit liegt („nah am Limit“). Das Warnlimit je Konto legen Sie unter „Konten & Bank“ fest (Menü „Verwaltung“).
Diagramme: Der Kontostandsverlauf zeigt den Stand am Monatsende; rechts der Linie „Heute“ steht die Prognose. Die gestrichelte waagerechte Linie ist das Warnlimit des Kontos in derselben Farbe. Rutscht ein Konto unter sein eigenes Limit, wird genau die Fläche zwischen Konto-Linie und Limit rot gefüllt – so sehen Sie auf einen Blick, welches Konto betroffen ist und wie tief. Darunter stehen Einnahmen gegen Ausgaben je Monat mit einer Prognose für 1, 3, 6 oder 12 Monate und Ihre größten Ausgaben-Kategorien. Bei diesen beiden Diagrammen wählen Sie oben rechts Balken, Linie, Kreis oder Tabelle.
Filtern und exportieren: Oben wählen Sie Zeitraum und Konto. „Bericht exportieren“ lädt die Zahlen als Excel-Datei herunter, der Pfeil-Knopf lädt sie neu.

Die Prognosen schätzen die kommenden Monate aus Ihren bisherigen Umsätzen. Es sind Hochrechnungen, keine Planung. Sie rechnen zweierlei:

Einnahmen und Ausgaben (Diagramm „Einnahmen vs. Ausgaben“): derselbe Monat der Vorjahre zählt zu 60 %, der Schnitt der letzten zwölf abgeschlossenen Monate zu 40 %.
Kontostand, Warnhinweise und die Linie rechts von „Heute“: je Konto zählt der Schnitt der letzten sechs abgeschlossenen Monate zu 60 %, derselbe Monat des Vorjahres zu 40 %.

Bei „Gesamter Zeitraum“ zeigen die Kacheln die letzten 12 Monate.

Wie geht das genau?

Beispiel: Sie wollen sehen, wie der September gelaufen ist und ob ein Konto knapp wird.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb wählen.
Beim Zeitraum „Benutzerdefiniert“ wählen und 01.09. bis 30.09. eintragen. Die Kacheln zeigen jetzt Einnahmen, Ausgaben und Saldo des Septembers.
Steht bei „Unkategorisiert“ eine Zahl über 0, ordnen Sie diese Buchungen unter „Transaktionen“ zu. Erst dann stimmen die Kategorien in den Diagrammen.
Steht unter den Kacheln „Prognose: Kontostand … droht das Limit in ~7 Tagen zu unterschreiten“, fahren Sie mit der Maus über die Kachel „Kontostand“. Dort sehen Sie, welches Konto knapp wird. Unter „Planung“ sehen Sie die nächsten Monate im Einzelnen.

Wie mache ich es rückgängig?

Auf dem Dashboard ändern Sie nichts an Ihren Daten. Die Filter stellen Sie zurück, indem Sie wieder „Gesamter Zeitraum“ und „Alle Konten“ wählen. Die Diagrammart stellen Sie mit denselben Knöpfen zurück – Analytics merkt sich Ihre Wahl.

Stimmt eine Zahl nicht, liegt es meist an einer Kategorie. Die ändern Sie unter „Transaktionen“ direkt an der Buchung.

Was ist diese Seite?

Die Auswertung zeigt Ihre Kontoumsätze als Tabelle über ein ganzes Jahr – je Monat eine Spalte. Oben schalten Sie zwischen zwei Sichten um:

Liquidität: Was ist je Kategorie hereingekommen und hinausgegangen? Geordnet nach Betriebszweig, Hauptkategorie und Kategorie.
GuV: Dieselben Umsätze als Gewinn- und Verlustrechnung – von den Umsatzerlösen bis zum Ergebnis vor Steuern. Eine eigene Kategorie steht dort, wo ihr „Zählt wie …“ hinzeigt. Ohne „Zählt wie …“ steht sie vorläufig unter „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ bzw. „… Erträge“ und trägt den Vermerk „vorläufig“ – festlegen können Sie das unter „Kategorien“.

Grundlage sind nur Ihre Kontoumsätze. Abschreibungen (AfA) sind keine Zahlung und deshalb nicht aus den Bankdaten ableitbar. In der GuV steht bei AfA „n.v.“, das Betriebsergebnis (EBIT) entspricht dem EBITDA. Auch das Jahresergebnis nach allen Steuern lässt sich aus Kontoumsätzen nicht berechnen.

Was kann ich hier tun?

Zeitraum wählen: eines der letzten drei Kalenderjahre. Beginnt Ihr Wirtschaftsjahr nicht im Januar, stehen dort zusätzlich die letzten drei Wirtschaftsjahre.
Vergangenheit und Zukunft lesen: Monate bis heute zeigen die tatsächlichen Umsätze (Ist). Spätere Monate sind mit „~“ markiert und eine Hochrechnung aus Ihren bisherigen Umsätzen. Die Spalte „Liquidität“ bzw. „Hochrechnung Jahr“ zählt beides für das ganze Jahr zusammen.
Kosten oder Erlöse: In der Liquidität blenden „Kosten“ und „Erlöse“ jeweils die andere Seite aus.
Plan/Ist: Ist die Planung für den Betrieb eingeschaltet, stellt dieser Knopf Ihren Plan und die Abweichung unter jede Zeile. Gibt es noch keinen Plan, führt er zur „Planung“.
Einzelbuchungen ansehen: In der Liquidität zeigt ein Klick auf eine Kategorie alle Buchungen dahinter, ein Klick auf eine ihrer Monatszahlen die Buchungen dieses Monats. Sie erscheinen rechts in einem eigenen Bereich.
Kommentieren: In der Liquidität öffnet ein Rechtsklick auf eine Zahl das Menü „Kommentar hinzufügen“, ein Klick auf einen Monatsnamen einen Kommentar zum ganzen Monat.
Exportieren: „Als Excel exportieren“ lädt die gerade gezeigte Sicht herunter.

Wie geht das genau?

Beispiel: Sie wollen wissen, warum die Futterkosten im März so hoch waren.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb wählen und „Auswertung“ öffnen.
Oben „Liquidität“ wählen und beim Zeitraum das Jahr einstellen.
Mit „Alle aufklappen“ alle Zeilen öffnen und die Zeile mit den Futterkosten suchen.
Auf die Zahl im März klicken. Rechts erscheinen die einzelnen Buchungen dieses Monats.
Wollen Sie sich den Grund merken: Rechtsklick auf dieselbe Zahl → „Kommentar hinzufügen“.

Wie mache ich es rückgängig?

Die Auswertung ändert keine Umsätze. Zeitraum, Sicht und Filter stellen Sie mit denselben Knöpfen zurück. Einen Kommentar ändern oder löschen Sie per Rechtsklick auf die Zahl („Kommentar bearbeiten“ bzw. „Kommentar löschen“).

Steht eine Buchung in der falschen Zeile, ändern Sie ihre Kategorie unter „Transaktionen“.

Was ist diese Seite?

Hier planen Sie das kommende Jahr: Für jede Kategorie (z. B. Milchgeld, Futter) tragen Sie je Monat ein, was Sie erwarten. Ein Szenario ist so eine Planung; genau eines je Betrieb und Jahr ist der „Plan" und wird unten gegen die tatsächlichen Umsätze (Ist) und die Hochrechnung gestellt. Weitere Szenarien sind Was-wäre-wenn-Varianten.

Was kann ich hier tun?

+ Neu / Als Plan / Löschen: Szenario anlegen, zum Plan machen oder entfernen.
Schnell befüllen: „Aus Vorjahr-Ist ±%" übernimmt die Zahlen des Vorjahres (auf Wunsch mit Aufschlag), „Aus Prognose" die automatische Vorhersage. Beides ersetzt alle Werte des Szenarios.
Anpassen: „Erlöse ±%" / „Kosten ±%" verändern alle Erlös- bzw. Kosten-Werte um einen Prozentsatz.
Früherer Stand …: Vor jedem Befüllen oder Anpassen merkt sich Atlas den alten Stand. Hier sehen Sie diese Stände und holen einen zurück.
Einzelne Werte: unten in der Tabelle eine Unterkategorie anklicken und die Monatswerte direkt eintippen.

Wie geht das genau?

Beispiel: Plan aus dem Vorjahr mit 3 % Aufschlag.

Oben Jahr und Szenario wählen (oder „+ Neu").
„Aus Vorjahr-Ist ±%…" klicken, 3 eintragen, bestätigen.
Die Rückfrage „Bestehende Plan-Werte werden ersetzt" mit OK beantworten – der alte Stand wird dabei automatisch gesichert.
Einzelne Monate in der Tabelle nachjustieren; „Als Plan" macht das Szenario zum Maßstab für Plan/Ist.

Wie mache ich es rückgängig?

Haben Sie versehentlich befüllt oder angepasst: „Früherer Stand …" klicken – die Liste zeigt jeden gesicherten Stand mit Zeitpunkt, Anlass (z. B. „vor: aus Vorjahr") und Anzahl der Werte. „Zurückholen" stellt ihn wieder her.

Auch das Zurückholen sichert vorher den heutigen Stand – Sie können also jederzeit wieder vor. Atlas behält die letzten 20 Stände je Szenario. Ein leeres Szenario wird nicht gesichert (es gibt nichts zu verlieren). Einzeln eingetippte Werte überschreiben sich direkt – dort hilft nur erneutes Eintippen. Werte einer eigenen Kategorie, die inzwischen gelöscht ist, kommen beim Zurückholen nicht wieder – die Meldung nennt ihre Anzahl.

Das Löschen eines ganzen Szenarios ist endgültig – deshalb fragt Atlas vorher nach.

Was ist diese Seite?

Die Karte „Vorführdaten“ gibt es nur im Vorführ-Container. Der Vorführ-Betrieb Sonnenfeld zeigt einen erfundenen Hof mit Milchvieh, Färsenaufzucht und Getreide: gut drei Jahre Kontoumsätze auf einem Girokonto und einem Kontokorrent. Die Umsätze stammen aus der Vorlage „Musterhof“ des Teams. Echte Kundendaten gibt es hier nicht – die Firmennamen in den Buchungen sind nur die Gegenseite.

Was kann ich hier tun?

Demodaten neu aufbauen: Ein Klick löscht alles, was im Vorführ-Betrieb entstanden ist – Buchungen, Regeln, Szenarien, Kommentare, Warnlimits und in der Vorführung angelegte eigene Kategorien. Danach legt Analytics die Vorführdaten frisch an.
Immer bis heute: Die Vorlage endet im September 2026. In späteren Monaten verschiebt Analytics sie um ganze Monate. So liegt die letzte Buchung immer im laufenden Monat.
Was danach da ist: rund 760 Buchungen (je nach Tag im Monat 750 bis 767), 47 Regeln, feste Warnlimits (Girokonto 50.000 €, Kontokorrent −100.000 €) und ein Plan für das laufende Jahr aus den Zahlen des Vorjahres. Von den Regeln kommen 36 aus den Zahlungsmustern der Vorlage, 8 für die zusätzlichen Ausgaben, die den Engpass erzeugen (Stallbau, Leasing Teleskoplader, Einkommensteuer-Vorauszahlung, Zupacht, Landtechnik und Kontokorrent-Abschluss), und 3 für die Färsenaufzucht: monatlich Milchaustauscher und Färsenverkauf, dreimal im Jahr Kälbereinkauf. So hat auch dieser Zweig in der BZA Zahlen. Die meisten Buchungen ordnen die Regeln selbst zu. Die übrigen tragen die Kategorie aus der Vorlage.
Bewusst offen: die Amazon-Kleinbestellungen bis 500 € (38 oder 39 Buchungen). Mit ihnen zeigen Sie live, wie eine Regel entsteht.
Wirtschaftsjahre: Fehlt für einen Monat mit Umsätzen das Wirtschaftsjahr, legt der Aufbau es wie beim Bankabruf aus dem WJ-Schema des Betriebs an. Das Ergebnis nennt diese Jahre.

Die Kachel „Kontostand“ im Dashboard zeigt den Gesamtstand beider Konten. Deshalb ist sie im Minus. Das Girokonto steht nach jedem Aufbau bei 54.000,00 € – das sehen Sie, wenn Sie mit der Maus über die Kachel fahren. Der Stand des Kontokorrents hängt vom Tag im Monat ab: Am 2. kommt eine Umbuchung, am 9. eine Abbuchung.

Wie geht das genau?

Beispiel: Sie haben am 15. Oktober eine Vorführung.

Morgens als Betreiber anmelden und oben in der Seitenleiste den Betrieb Sonnenfeld wählen.
Admin → Daten → „Demodaten neu aufbauen …“ klicken.
Im Fenster steht, was gelöscht wird. „Löschen und neu aufbauen“ klicken. Das dauert einige Sekunden.
In der Karte erscheint das Ergebnis. „Zum Dashboard“ öffnet die Übersicht. Dort steht „Prognose: Kontostand Girokonto … droht das Limit in ~7 Tagen zu unterschreiten“. In der Planung steht „Liquiditätsengpass“.
Live-Beispiel: Unter „Transaktionen“ bei Kategorie „— Offen (unkategorisiert) —“ wählen und die offenen Amazon-Buchungen markieren → unten in der Leiste „Regel erstellen“ → im Fenster Kategorie Verbrauchsmaterial und Betriebszweig Milchkuh wählen → „Regel speichern“ (der Haken „Regel sofort auf alle Transaktionen anwenden“ ist schon gesetzt). Danach ist nichts mehr offen.

Steht auf der Karte „Demodaten stammen aus einem früheren Monat“, bauen Sie vor der Vorführung neu auf. Am 1. eines Monats erst ab 2 Uhr morgens klicken – der Server rechnet mit einer anderen Uhrzeit.

Sehen Sie die Karte nicht, ist oben ein anderer Betrieb gewählt – die Karte erscheint nur beim Vorführ-Betrieb. Im Vorführ-Container sind außerdem unter „Konten & Bank“ die Bankanbindung und unter „Daten“ der Datei-Upload gesperrt: Neue Vorführdaten kommen nur über diesen Knopf.

Wie mache ich es rückgängig?

Einen Weg zurück zum Stand vor dem Klick gibt es nicht. Deshalb fragt Analytics vorher nach. Ein erneuter Klick stellt aber jederzeit den Ausgangszustand her – auch nach einer Vorführung, in der Regeln oder eigene Kategorien angelegt, Kategorien umbenannt oder Betriebszweige (Milchkuh, Färsenaufzucht, Getreide) abgeschaltet wurden. Eigene Kategorien werden dabei nur als gelöscht markiert; legen Sie in der nächsten Vorführung eine gleichnamige an, zählt sie als neue Kategorie.

Andere Betriebe bleiben unverändert. Vorhandene Wirtschaftsjahre werden nicht gelöscht; fehlende legt der Aufbau an (siehe oben).

Was ist diese Seite?

Hier sehen Sie je Betriebszweig, was er eingebracht und gekostet hat – als Summe und je Einheit, zum Beispiel € je Kuh oder € je Hektar. Die Beträge kommen aus Ihren Umsätzen, die Mengen (Tiere, Hektar) aus dem Betriebsspiegel.

Jeder Betriebszweig aus Ihrem Betriebsspiegel hat hier einen eigenen Block – auch wenn im gewählten Wirtschaftsjahr noch keine Zahlung zu ihm gehört. Solche Blöcke stehen unten und zeigen „Noch keine Zahlungen zugeordnet“. „Allgemein“ (Kosten und Erlöse, die zu keinem Zweig gehören) steht nicht in der BZA.

Was kann ich hier tun?

Wirtschaftsjahr wählen und die Zahlen je Betriebszweig ansehen.
Menge zuordnen: festlegen, aus welcher Zeile des Betriebsspiegels ein Zweig seine Menge nimmt – zum Beispiel „Milchkuh“ aus „Milcherzeugung“.
Zahlungen zu einem leeren Zweig bringen: Eine Zahlung zählt zu einem Zweig, wenn sie eine Kategorie und diesen Betriebszweig trägt – von Hand unter „Transaktionen“, über eine Regel oder mit einer eigenen Kategorie für diesen Zweig.
Als Excel exportieren.

Meist findet die Seite die passende Zeile selbst: gleicher Name, oder die Verknüpfung, die Ihr Berater hinterlegt hat. Ihre Zuordnung gilt nur hier in Analytics. Steht bei einem leeren Zweig „in Analytics ausgeschaltet“, gibt es seine Kategorien noch in keiner Auswahl – einschalten kann ihn Ihr Berater.

Wie geht das genau?

Beispiel 1: Beim Zweig „Milchkuh“ steht „Keine Bezugsgröße gefunden“, im Betriebsspiegel heißt die Zeile „Milcherzeugung“.

Im Block „Milchkuh“ unter „Menge aus Betriebsspiegel“ die Zeile „Milcherzeugung (225 Tiere)“ wählen.
Auf „Menge zuordnen“ klicken.
Der Block zeigt jetzt „225 Tiere“ und alle Beträge zusätzlich je Tier.

Fehlt die Zeile ganz, legen Sie sie zuerst im Betriebsspiegel an.

Beispiel 2: Der Block „Färsenaufzucht“ zeigt „Noch keine Zahlungen zugeordnet“, die Rechnungen für Milchaustauscher kommen aber regelmäßig von „Kälberfutter Weser“.

Unter „Transaktionen“ eine dieser Buchungen markieren und unten „Regel erstellen“ wählen.
Im Fenster Kategorie Milchaustauscher und Betriebszweig Färsenaufzucht wählen, „Regel speichern“.
Zurück in der BZA steht der Zweig jetzt oben mit seinen Kosten.

Wie mache ich es rückgängig?

Im Block auf „Zuordnung ändern“ klicken, eine andere Zeile oder „Automatisch erkennen“ wählen und „Menge zuordnen“ klicken. Die Beträge selbst ändern sich dabei nie – nur die Menge, durch die geteilt wird.

Eine Regel, die Zahlungen dem falschen Zweig gibt, ändern oder löschen Sie unter „Regeln“; einzelne Buchungen stellen Sie unter „Transaktionen“ um. Einen Zweig, der gar nicht mehr gebraucht wird, nimmt Ihr Berater aus dem Betriebsspiegel.

Was ist diese Seite?

Jede Bankbuchung bekommt in Analytics eine Kategorie, zum Beispiel „Strom“ oder „Milchverkauf“. Hinter jeder Kategorie steht genau eine Position im Atlas-Code. So passen die Bankdaten später zur Buchführung und zur Beratung. Diese Seite zeigt, welche Kategorie auf welcher Position landet – nur zum Nachsehen, geändert wird hier nichts.

Was kann ich hier tun?

Nachsehen: Suche und Filter zeigen, wohin eine Kategorie gehört. Mit der Maus über dem Namen sehen Sie den Code und den ganzen Pfad.
GuV-Position ablesen: in welcher Zeile der Gewinnrechnung von Analytics die Kategorie erscheint. Sie folgt der Atlas-Position und lässt sich hier nicht mehr umstellen.
Neu laden: holt die neueste Atlas-Code-Version sofort, zum Beispiel direkt nach einer Änderung in der Werkstatt.

Die Zuordnung selbst ändern Sie im Atlas-Portal unter Werkstatt → Atlas-Code. Dort ist PSD2 ein System wie DATEV oder NLB, und die Kategorie ist das „Konto“. Ist noch keine Atlas-Code-Version gespiegelt, stehen hier die Vorschläge der Grundausstattung (Status „Vorschlag“) – auch sie nur zur Anzeige.

Eigene Kategorien der Kunden stehen hier nicht. Ihr „Zählt wie …“ prüfen Sie unter Admin → Kategorien; den verbindlichen Atlas-Code legt der Berater in der Eingabe als Betriebsregel fest („Konten zuteilen“, Block „Eigene Kategorien des Kunden“).

Wie geht das genau?

Beispiel: „Kalbverkauf“ soll auf eine andere Position.

Im Portal die Werkstatt → Atlas-Code öffnen und nach „Kalbverkauf“ suchen.
Die Kategorie mit „Konto umhängen“ auf die gewünschte Position ziehen und die neue Version veröffentlichen.
Hier auf „Neu laden“ klicken. Ohne Klick übernimmt Analytics die neue Version beim nächsten Start.

Wie mache ich es rückgängig?

Jede Werkstatt-Änderung ist eine eigene Version. Hängen Sie die Kategorie in der Werkstatt zurück und veröffentlichen Sie erneut, dann hier „Neu laden“.

Die GuV-Position richtet sich immer nach der Atlas-Position – ändert sich die Position in der Werkstatt, ändert sich nach „Neu laden“ auch die GuV-Zeile.

Was ist diese Seite?

Hier steht, welche Betriebszweige und Kategorien im oben gewählten Betrieb eingeschaltet sind. Jede Buchung bekommt eine dieser Kategorien, zum Beispiel „Strom“. Dazu kommen die eigenen Kategorien, die der Kunde selbst angelegt hat. Sie tragen die Marke „Eigen (Kunde)“.

Was kann ich hier tun?

Betriebszweige ein- und ausschalten: Klick auf die Kachel. „Allgemein“ bleibt immer an.
Kategorien ein- und ausschalten: Haken in der Spalte „Aktiv“, oder alle eines Zweigs auf einmal. Gelöschte eigene Kategorien bleiben dabei aus.
Namen anpassen: Klick in die Spalte „Angepasster Name“ (nur Standardkategorien). Der Code bleibt gleich.
Eigene Kategorie anlegen: Das macht der Kunde auf seiner Seite „Kategorien“ (Menü „Verwaltung“) oder direkt in einer Kategorie-Auswahl über „+ Neue Kategorie …“. Sie können dort auch im Namen des Kunden anlegen. Name, Zweig, Art und Hauptkategorie sind Pflicht, „Zählt wie …“ ist freiwillig.
Eigene Kategorie umbenennen: Stift neben dem Namen. Kommentare in der Auswertung ziehen mit.
„Zählt wie …“ prüfen: Hier legen Sie als Anwendungsberater fest, wie eine eigene Kategorie in der Auswertung zählt, zum Beispiel wie „Werbekosten“. Die Spalte „Zählt wie · Atlas-Code“ zeigt die Wahl und den Atlas-Code, der daraus folgt (die Zuordnung der gewählten Standardkategorie aus der Werkstatt). Mit dem Haken „Vom Anwendungsberater geprüft“ bestätigen Sie die Wahl – darunter steht dann, wer das wann getan hat.
Was die Eingabe daraus macht: In der Eingabe unter „Konten zuteilen“ steht die Kategorie im Block „Eigene Kategorien des Kunden“. Der Atlas-Code aus „Zählt wie …“ ist dort nur ein Vorschlag. Erst „Vorschlag bestätigen“ (oder das Ziehen auf ein anderes Blatt) legt die Betriebsregel an – das geht auch, bevor Bankmonate übernommen sind. Ihr Haken „geprüft“ steht dort als Hinweis dabei, ersetzt das Bestätigen aber nicht.
Eigene Kategorie löschen: nur solange keine Buchung, Regel und kein Planwert sie nutzt. Sonst ist der Knopf gesperrt und nennt den Grund. Vor dem Löschen fragt ein Fenster nach.

Eigene Kategorien bleiben Sache dieses Betriebs. Sie kommen nie in den Standard des Atlas-Codes. Verbindlich zugeordnet werden sie in der Eingabe: „Konten zuteilen“ legt eine Betriebsregel an. Ohne „Zählt wie …“ steht eine eigene Kategorie vorläufig unter „Sonstige betriebliche Aufwendungen/Erträge“. Namen dürfen keine Zeichen wie < > " ' ` | enthalten. Zwei Kategorien mit gleichem Namen in derselben Hauptkategorie eines Zweigs gehen nicht.

Wie geht das genau?

Beispiel: Der Kunde hat „Hofladen-Werbung“ angelegt, Kosten im Zweig „Allgemein“.

Oben den Betrieb des Kunden wählen.
Unter „Kategorien verwalten“ den Zweig Allgemein wählen. Die Zeile „Hofladen-Werbung“ trägt die Marke „Eigen (Kunde)“.
Auf „Zählt wie …“ klicken, eine passende Standardkategorie wählen, zum Beispiel „Werbekosten“. Darunter steht der Atlas-Code, der daraus folgt.
Passt die Wahl, den Haken „Vom Anwendungsberater geprüft“ setzen und „„Zählt wie“ speichern“ klicken.
In der Eingabe unter „Konten zuteilen“ im Block „Eigene Kategorien des Kunden“ bei „Hofladen-Werbung“ auf „Vorschlag bestätigen“ klicken. Passt der Vorschlag nicht, die Kategorie stattdessen auf das richtige Blatt ziehen.

Ändert der Kunde „Zählt wie …“ später, fällt der Haken „geprüft“ wieder weg. Sie sehen dann „ungeprüft“ in der Zeile. In der Eingabe steht die Kategorie dann auf „Vorschlag geändert – prüfen“; die Betriebsregel gilt weiter, bis der Berater dort handelt.

Wie mache ich es rückgängig?

Namen und „Zählt wie …“ ändern Sie jederzeit neu. „Zählt wie …“ auf „noch offen“ stellen nimmt die Wahl zurück. Den Haken „geprüft“ einfach wieder abwählen. Eine in der Eingabe bestätigte Zuordnung nimmt der Berater dort mit „Regel löschen“ zurück. Einen angepassten Namen leeren, dann gilt wieder der Standardname. Ausgeschaltete Kategorien schalten Sie mit dem Haken wieder ein.

Gelöschte eigene Kategorien lassen sich nicht zurückholen. Legen Sie die Kategorie neu an, bekommt sie einen neuen Code. Codes werden nie ein zweites Mal vergeben, damit Regeln und Planwerte nie an einer fremden Kategorie hängen.

Was ist diese Seite?

Hier kommen Ihre Kontoumsätze in Analytics: Sie verbinden Ihre Bank und holen die Umsätze ab. Außerdem sehen Sie Ihre Konten mit dem aktuellen Stand und legen je Konto ein Warnlimit fest. Alles gilt für den Betrieb, der oben in der Seitenleiste gewählt ist.

Was kann ich hier tun?

Bank verbinden: Sie melden sich einmal in einem neuen Fenster bei Ihrer Bank an und bestätigen mit TAN. Ihre Bank-Zugangsdaten geben Sie nur dort ein, nie in Analytics.
Konten zuordnen: „Konten laden“ zeigt alle Konten dieser Bank. Wählen Sie je Konto, zu welchem Betrieb es gehört. Nur zugeordnete Konten bekommen Umsätze.
Umsätze abrufen: holt die neuen Buchungen. Schon vorhandene werden übersprungen, nichts kommt doppelt.
Warnlimit ändern: Fällt ein Konto unter diesen Betrag – oder droht es laut Prognose darunter zu fallen –, zeigt das Dashboard eine Warnung.

Den Startkontostand müssen Sie nicht eintragen. Analytics rechnet ihn aus dem Kontostand der Bank zurück. Im Vorführ-Container sind „Bank verbinden“, „Konten laden“ und „Umsätze abrufen“ gesperrt – dort sind die Umsätze schon geladen.

Wie geht das genau?

Beispiel: Ihr Girokonto soll warnen, wenn weniger als 10.000 € darauf sind.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb wählen, zu dem das Konto gehört.
In der Tabelle „Konten“ beim Girokonto auf „Warnlimit ändern“ klicken.
10000 eintragen und „Warnlimit speichern“ klicken. Bei einem Kontokorrent mit Minus-Rahmen tragen Sie den Betrag mit Minus ein, zum Beispiel -100000.

Neue Bank: „Bank verbinden“ → im neuen Fenster anmelden → zurück hier „Konten laden“ → Betrieb je Konto wählen → „Umsätze abrufen“. Danach stehen die Buchungen unter „Transaktionen“.

Wie mache ich es rückgängig?

Ein Warnlimit entfernen Sie mit „Warnlimit ändern“ und dem Haken „Kein Limit“. Ein Konto hängen Sie ab, indem Sie beim Betrieb „Nicht zugeordnet“ wählen – dann kommen keine neuen Umsätze mehr.

Schon geladene Umsätze bleiben beim bisherigen Betrieb, auch wenn Sie das Konto einem anderen Betrieb zuordnen. Sollen sie weg oder umziehen, melden Sie sich bitte über „Problem melden“.

Was ist diese Seite?

Jede Buchung bekommt eine Kategorie, zum Beispiel „Strom“ oder „Milchverkauf“. Analytics bringt viele Kategorien schon mit. Fehlt Ihnen eine, legen Sie hier eine eigene Kategorie an. Die Liste zeigt Ihre eigenen Kategorien im oben gewählten Betrieb.

Was kann ich hier tun?

Kategorie anlegen: Name, Betriebszweig, Art (Kosten oder Erlös) und Hauptkategorie wählen.
„Zählt in der Auswertung wie …“: Sie wählen eine vorhandene Kategorie, der Ihre ähnlich ist. Dann steht Ihre Kategorie in der Gewinn- und Verlustrechnung an derselben Stelle. Lassen Sie das Feld leer, steht sie vorläufig unter „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ bzw. „… Erträge“ – mit dem Vermerk „vorläufig“.
Bearbeiten (Stift): Name und „Zählt wie …“ ändern. Kommentare in der Auswertung ziehen mit.
Löschen: nur solange keine Buchung, Regel und kein Planwert die Kategorie nutzt. Sonst ist der Knopf gesperrt und darunter steht der Grund.
Schnell anlegen: In der Kategorie-Auswahl beim Kategorisieren von Buchungen und in den Regel-Fenstern steht ganz unten „+ Neue Kategorie …“. Das öffnet dasselbe Formular, die neue Kategorie ist danach gleich ausgewählt.

Betriebszweig, Art und Hauptkategorie lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Namen dürfen keine Zeichen wie < > " ' ` | enthalten, und zwei Kategorien mit gleichem Namen in derselben Hauptkategorie eines Zweigs gehen nicht. Ihr Berater sieht Ihre eigenen Kategorien und ordnet sie der Buchführung zu – „Zählt wie …“ ist für ihn ein Vorschlag. „vom Berater geprüft“ zeigt, dass er Ihre Wahl bestätigt hat. Steht „vom Berater ausgeschaltet“ in der Zeile, erscheint die Kategorie nicht mehr in den Auswahllisten – sprechen Sie ihn darauf an.

Wie geht das genau?

Beispiel: Sie wollen die Werbung für Ihren Hofladen getrennt sehen.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb wählen.
„Kategorie anlegen“ klicken und als Name Hofladen-Werbung eintragen.
Betriebszweig Allgemein, Art Kosten und eine Hauptkategorie wählen. Die Liste zeigt nur Hauptkategorien, die zu Zweig und Art passen; über „+ Neue Hauptkategorie …“ legen Sie eine eigene an.
Bei „Zählt in der Auswertung wie …“ eine passende Kategorie wählen, zum Beispiel eine für Werbung. Ist schon eine vorgeschlagen, können Sie sie übernehmen.
„Kategorie anlegen“ klicken. Unter „Transaktionen“ können Sie Buchungen jetzt „Hofladen-Werbung“ zuordnen.

Passt ein Wert nicht, steht die Meldung direkt am Feld. Ihre Eingaben bleiben dabei stehen.

Wie mache ich es rückgängig?

Namen und „Zählt wie …“ ändern Sie jederzeit über den Stift. Eine falsch angelegte Kategorie löschen Sie – wird sie schon genutzt, ordnen Sie zuerst die Buchungen unter „Transaktionen“ einer anderen Kategorie zu, ändern oder löschen die Regeln, die sie verwenden, und setzen ihre Planwerte unter „Planung“ auf 0. Welche Nutzung noch im Weg ist, steht beim gesperrten Papierkorb.

Gelöschte Kategorien lassen sich nicht zurückholen. Legen Sie sie neu an, zählt sie als neue Kategorie.

Was ist diese Seite?

Hier stehen alle Kontoumsätze einzeln: Datum, Name, Verwendungszweck, Betrag – und die Kategorie, in der die Buchung in den Auswertungen zählt. Buchungen ohne Kategorie stehen als „offen“ da.

Was kann ich hier tun?

Suchen und filtern: nach Zeitraum, Konto, Kategorie, Betriebszweig, Einnahme/Ausgabe oder einem Suchwort. Bei Kategorie findet „— Offen (unkategorisiert) —“ alle Buchungen ohne Kategorie.
Kategorisieren: eine Buchung per Rechtsklick → „Kategorisieren“, mehrere über die Haken links und unten „Kategorisieren“. Erst den Betriebszweig, dann die Kategorie wählen.
Neue Kategorie gleich mitanlegen: In der Kategorie-Auswahl steht ganz unten „+ Neue Kategorie …“. Das Formular öffnet sich über dem Fenster, die neue Kategorie ist danach ausgewählt. Den Eintrag gibt es, wenn alle gewählten Buchungen zu einem Betrieb gehören.
Regel erstellen: Buchungen markieren → „Regel erstellen“. Analytics schlägt Name, IBAN oder Verwendungszweck vor; künftig ordnet die Regel solche Buchungen selbst zu.
Exportieren: „Als CSV exportieren“ oder „Als Excel exportieren“ lädt die gefilterte Liste herunter.

Eigene Kategorien gelten nur in ihrem Betrieb. Markieren Sie Buchungen aus mehreren Betrieben, bleiben die Buchungen der anderen Betriebe unverändert – die Meldung nennt ihre Anzahl. Betreiber und Berater sehen neben der Kategorie zusätzlich den Atlas-Code; bei eigenen Kategorien ist er ein Vorschlag aus „Zählt wie …“.

Wie geht das genau?

Beispiel: Drei Rechnungen der Druckerei sollen unter „Hofladen-Werbung“ stehen – die Kategorie gibt es noch nicht.

Oben den Betrieb wählen und im Suchfeld Druckerei eingeben.
Die drei Buchungen links anhaken und unten auf „Kategorisieren“ klicken.
Betriebszweig Allgemein wählen, dann bei Kategorie ganz unten „+ Neue Kategorie …“.
Im Formular Hofladen-Werbung eintragen, eine Hauptkategorie wählen und „Kategorie anlegen“ klicken.
Die neue Kategorie ist ausgewählt – „Speichern“ klicken.

Wie mache ich es rückgängig?

Eine falsche Kategorie ändern Sie genauso: Buchung wählen, „Kategorisieren“, andere Kategorie wählen. „— keine —“ macht die Buchung wieder offen. Eine Regel ändern oder löschen Sie unter „Regeln“.

Von Hand kategorisierte Buchungen („Als manuell kategorisiert markieren“) ändert „Regeln anwenden“ nicht mehr – Ihre Wahl bleibt.

Was ist diese Seite?

Eine Regel ordnet Buchungen von selbst einer Kategorie zu – zum Beispiel alle Überweisungen an die Tierarztpraxis der Kategorie „Tierarzt“. Hier sehen Sie alle Regeln, legen neue an und wenden sie auf Ihre Buchungen an.

Was kann ich hier tun?

Neue Regel: Beschreibung, Kategorie, Betriebszweig und woran die Buchung erkannt wird: IBAN, ein Wort im Namen oder im Verwendungszweck, ein Betragsbereich. Bei „Gilt für Betriebe“ wählen Sie, wo die Regel greift.
Neue Kategorie gleich mitanlegen: In der Kategorie-Auswahl steht ganz unten „+ Neue Kategorie …“, wenn oben ein Betrieb gewählt ist.
Priorität: Passen mehrere Regeln, gewinnt die mit der höheren Zahl.
Regeln anwenden: ordnet alle nicht von Hand kategorisierten Buchungen neu zu – für alle Betriebe oder nur einen.
Importieren, exportieren: Regeln als Excel-Datei sichern oder aus einer Datei übernehmen. Die Regeln gelten für den oben gewählten Betrieb; Kategorien sucht Analytics nur in diesem Betrieb. Zeilen, die nicht passen, nennt die Vorschau mit Grund – sie werden nicht übernommen.
Legacy-Import (nur Berater): übernimmt Regeln aus dem alten HfM-Format. Weil dabei Kategorien angelegt und Betriebszweige eingeschaltet werden, sieht diesen Knopf nur Ihr Berater.

Eine Regel mit einer eigenen Kategorie gilt nur für den Betrieb dieser Kategorie. Wählen Sie weitere Betriebe, lehnt Analytics das Speichern mit einer Meldung ab.

Wie geht das genau?

Beispiel: Alle Buchungen der „Tierarztpraxis Nord“ sollen unter „Tierarzt“ stehen.

„Neue Regel“ klicken und als Beschreibung Tierarzt Nord eintragen.
Kategorie Tierarzt und den passenden Betriebszweig wählen.
Bei „Match Name (enthält)“ Tierarztpraxis Nord eintragen und „Speichern“ klicken.
Oben „Regeln anwenden“ wählen – die vorhandenen Buchungen werden zugeordnet.

Wie mache ich es rückgängig?

Eine Regel ändern Sie über den Stift (Bearbeiten), abschalten mit „Aktiv: Nein“ im selben Fenster, entfernen über den Papierkorb (Löschen). Schon zugeordnete Buchungen behalten ihre Kategorie – ändern Sie sie unter „Transaktionen“ oder wenden Sie die Regeln erneut an.

„Alle löschen“ entfernt die Regeln endgültig – als Kunde nur die Regeln des oben gewählten Betriebs (Regeln, die zusätzlich für einen anderen Betrieb gelten, bleiben dort erhalten). Sichern Sie vorher mit „Regeln exportieren“, dann holen Sie sie mit „Regeln importieren“ zurück.

Was ist diese Seite?

Der Admin-Bereich ist das Werkzeug für Betreiber und Berater. Kunden sehen ihn nicht – weder im Menü noch über einen direkten Link; der Server lehnt ihre Anfragen hier ab. Was Kunden selbst einstellen, steht unter „Verwaltung“: „Konten & Bank“ und „Kategorien“.

Was kann ich hier tun?

Daten: Zahlen zum Bestand, die letzten Importe und Löschungen, Transaktionen löschen, Vorführdaten neu aufbauen (nur im Vorführ-Container) und Umsätze aus einer Datei einlesen (Test und Vorführung).
Kategorien: Betriebszweige und Kategorien an- und ausschalten, bei eigenen Kategorien des Kunden „Zählt wie …“ prüfen.
Atlas-Mapping: nachsehen, welche Kategorie auf welcher Position im Atlas-Code landet (nur Anzeige).
Betriebe: nachsehen, was aus dem Atlas-Portal übernommen wurde (nur Anzeige).
Einstellungen: Standort für das Wetter, Starttag des Wirtschaftsjahres und „Planung aktiv“.

Standort, Wirtschaftsjahr und „Planung aktiv“ ändern nur Betreiber und Berater. Kunden sehen den Standort im Wetter, ändern ihn aber nicht. Betriebe, Kundendaten, Logos und die Zuordnung zum Atlas-Code pflegt das Atlas-Portal – hier stehen sie nur zum Nachsehen. Den früheren Reiter „Übersicht“ finden Sie jetzt oben im Reiter „Daten“; „Stammdaten“, App-Name, Logo, Datenbank-Sicherung und „Datenbank zurücksetzen“ gibt es nicht mehr.

Wie geht das genau?

Beispiel: Ein Kunde möchte für seinen Betrieb die Planung nutzen.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb des Kunden wählen.
Reiter „Einstellungen“ öffnen und bei „Planung aktiv“ den Schalter einschalten.
„Speichern“ klicken. Der Kunde sieht unter „Planung“ jetzt die Szenarien.

Wie mache ich es rückgängig?

Schalter und Einstellungen stellen Sie mit demselben Knopf zurück. Endgültig sind nur das Löschen von Transaktionen und der Neuaufbau der Vorführdaten – beide fragen vorher nach. Eine Sicherung der Datenbank läuft nicht über diese Seite, sondern über den Server (siehe Hilfe im Reiter „Einstellungen“). Mehr steht in der Hilfe der einzelnen Reiter („?“).

Was ist diese Seite?

Der Reiter „Daten“ zeigt, was an Umsätzen im oben gewählten Betrieb liegt, und ist der Ort für die Werkzeuge rund um diesen Bestand. Er ist nur für Betreiber und Berater. Die frühere „Übersicht“ steht jetzt oben in diesem Reiter.

Was kann ich hier tun?

Bestand ablesen: Transaktionen gesamt, kategorisiert und offen, der Zeitraum, aktive Kategorien und Betriebszweige, Regeln und Konten mit Buchungen. Ein Klick auf eine Kachel führt zur passenden Seite.
Vorführdaten neu aufbauen: nur im Vorführ-Container und nur beim Vorführ-Betrieb (eigene Hilfe in der Karte).
Transaktionen löschen: alle eines Betriebs, die eines Kontos, eines Zeitraums oder eines Kontos in einem Zeitraum. Gelöscht wird immer nur im oben gewählten Betrieb – bei „Alle Betriebe“ ist der Knopf gesperrt.
Umsätze aus Datei: Excel- oder CSV-Dateien einlesen, zum Testen und für Vorführungen (eigene Hilfe in der Karte).
Letzte Aktivitäten: die fünf jüngsten Importe (Bankabruf, Datei, Demo-Aufbau) und Löschungen des Betriebs mit Zeitpunkt.

Die Zahlen gelten für den oben gewählten Betrieb; bei „Alle Betriebe“ für alle zusammen. Neue Umsätze kommen sonst über die Bankanbindung des Kunden unter „Konten & Bank“.

Wie geht das genau?

Beispiel: Im Betrieb „Muster“ wurde für das Konto „Girokonto (Upload)“ versehentlich eine falsche Datei eingelesen.

Oben in der Seitenleiste den Betrieb „Muster“ wählen.
In der Karte „Transaktionen verwalten“ auf „Transaktionen löschen …“ klicken.
„Ein Konto“ wählen und bei Konto „Girokonto (Upload)“ aussuchen. Das Fenster zeigt, wie viele Buchungen betroffen sind.
Auf „… Transaktionen löschen“ klicken. Die Löschung erscheint unter „Letzte Löschungen“.

Für „Alle Transaktionen des Betriebs“ tippen Sie zusätzlich LÖSCHEN in das Feld – so löscht niemand aus Versehen alles.

Wie mache ich es rückgängig?

Gelöschte Transaktionen lassen sich hier nicht zurückholen. Umsätze von der Bank holt der Kunde unter „Konten & Bank“ mit „Umsätze abrufen“ erneut; eine Datei lesen Sie einfach noch einmal ein. Kategorien, die von Hand gesetzt waren, müssen danach neu vergeben werden – Regeln ordnen die übrigen Buchungen wieder selbst zu.

Datei (Excel oder CSV)

Import-Modus Ergänzen — nur neue Regeln hinzufügen Ersetzen — alle bestehenden Regeln löschen und neu importieren

Datei (.csv im alten Format)

Für welche Betriebe sollen diese Regeln gelten?

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